Xuất hàng đi thị trường khó tính: Những chuyện nhỏ hay… quên

Không ít doanh nghiệp có cơ hội xuất khẩu hàng, từ thực phẩm chế biến đến rau củ quả tươi đi các thị trường khó tính như Mỹ, châu Âu, Nhật Bản… Tuy nhiên, có những chuyện nhỏ vẫn hay bị “quên” khiến cơ hội vuột qua tầm tay hoặc hàng đã xuất đi mà không thể cập cảng. Bà Nguyễn Kim Thanh, chuyên gia dự án “Hàng Việt Nam chuẩn hội nhập” của Hội Doanh nghiệp hàng Việt Nam chất lượng cao, đã chia sẻ những kinh nghiệm được đúc kết qua thời gian dài làm việc ở các tổ chức giám định hàng xuất khẩu từ Việt Nam cho các nhà nhập khẩu hàng đầu châu Âu.

Website - 50% cơ hội xuất hàng

Theo bà Thanh, ấn tượng ban đầu rất quan trọng. Và việc có nội dung website một cách đầy đủ là một trong những ấn tượng tốt đầu tiên. Ngược lại, nếu không có website hoặc có nhưng nội dung tiếng Anh “lèo tèo” đơn điệu thì đó là điểm trừ. “Các nhà mua hàng sẽ coi website đầu tiên. Nếu doanh nghiệp thiếu website thì đừng tiếp xúc với nhà nhập khẩu vì như vậy sẽ mất đi ấn tượng đầu tiên, mất luôn 50% cơ hội xuất hàng. Họ không có thời gian để gặp lại bạn lần hai sau lần đầu tiên có ấn tượng không tốt”, bà Thanh nhấn mạnh.

Do vậy, doanh nghiệp muốn làm xuất khẩu thì phải đầu tư cho website một cách tử tế, bài bản. Các thông tin càng chi tiết càng tốt. Có quy cách về sản phẩm, có giá tham khảo, năng lực cung cấp.

Đặc biệt, ở chi tiết năng lực cung cấp hàng thì lưu ý là không bao giờ được nói “đáp ứng mọi nhu cầu”, bởi đó là lời nói dối tệ hại khi các nhà nhập khẩu dễ dàng kiểm chứng. Thay vào đó, chỉ nói về năng suất tối đa của nhà máy, vùng nguyên liệu.

Bên cạnh đó, trong bộ hồ sơ khi tiếp xúc với nhà nhập khẩu cần kèm theo các chứng nhận an toàn thực phẩm, các thông tin liên quan.

Bị đánh rớt vì nhà vệ sinh công nhân không sạch

Sau cuộc tiếp xúc, các nhà nhập khẩu sẽ thuê công ty làm dịch vụ đánh giá đến kiểm tra nhà máy của nhà xuất khẩu, nơi cung cấp nguyên liệu, từ đó làm cơ sở cho việc phê duyệt, ký kết hợp đồng. Các yếu tố chính được xem xét để xác định năng lực cung cấp hàng hóa gồm điều kiện về sản xuất an toàn thực phẩm, chất lượng và sự ổn định.

Từ trải nghiệm của mình, bà Thanh cho biết, có những doanh nghiệp khi đón công ty đánh giá, họ dọn dẹp sạch sẽ nhà máy, cơ sở sản xuất, công nhân mặc đồng phục đầy đủ… Vấn đề là, những người đi xem xét quan tâm đến những chi tiết rất nhỏ như độ sạch của nhà vệ sinh, khu vực bãi rác, hay việc sắp xếp kho hàng. Đây vốn là những chi tiết thường bị doanh nghiệp bỏ qua với tâm lý cho đó là tiểu tiết. Có doanh nghiệp bị đánh rớt trong quá trình đánh giá vì cái gì cũng sạch, trừ… nhà vệ sinh cho công nhân. Có doanh nghiệp bị đánh rớt do khu vực bãi rác gần khu sản xuất và đầy ruồi nhặng, chuột, gián; có doanh nghiệp thì để nhà kho lộn xộn và không đảm bảo an toàn. “Tôi từng chứng kiến một người đi đánh giá bị té ngã trong nhà kho và tất nhiên doanh nghiệp bị đánh rớt ngay tức khắc. Tôi thì “được” nhân viên kho đề nghị chờ một ngày sau để tìm một lô hàng. Điều này rõ ràng không được chấp nhận”, bà Thanh kể.

Nhà cung cấp và nhà cung cấp lâu dài

Đáp ứng các điều kiện để trở thành nhà cung cấp hàng cho các nhà nhập khẩu, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý rất nhiều điểm quan trọng để tránh thiệt hại cho mình cũng như để có thể cung cấp hàng dài lâu.

Đầu tiên là hệ thống quản lý chất lượng. Theo bà Thanh, một trong những hệ thống đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng là HACCP (gồm những công cụ để đảm bảo an toàn và chất lượng sản phẩm) nhưng nhiều người lại không làm nghiêm túc do không đánh giá đúng vai trò của hệ thống này. Khi xuất hàng đi, nếu hàng có vấn đề thì chịu thiệt hại không nhỏ. Bởi lẽ, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp không được mang hàng trở về Việt Nam mà phải chịu chi phí tiêu hủy hay lưu kho, lưu bãi chờ hủy. Do vậy, lời khuyên là xây dựng hệ thống HACCP đàng hoàng để đảm bảo không gặp rủi ro về chất lượng tại nơi đến.

Thứ hai là về trách nhiệm xã hội. Ngay trong quá trình đánh giá để xem xét việc mua hàng, các doanh nghiệp nhập khẩu ở những thị trường khó tính “soi” rất kỹ việc sử dụng lao động, quan hệ cộng đồng..., các tiêu chí về trách nhiệm xã hội. Những nhà bán lẻ lớn của Mỹ, châu Âu hiện nay còn đánh giá về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp theo những tiêu chí rất cao, như sản xuất phải tiết kiệm điện, nước để thích ứng với biến đổi khí hậu. Ví dụ, Walmart phân loại việc tuân thủ về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp theo ba mức là xanh-cam-đỏ. Trong đó, xanh là chấp nhận; cam là cho thời gian sáu tháng để điều chỉnh và đỏ là dừng cung cấp từ một đến ba năm. “Vậy mới nói, việc được trở thành nhà cung cấp và cung cấp lâu dài là hai chuyện khác nhau”, bà Thanh bình luận.

Thứ ba là việc đóng hàng xuất đi. Đã có không ít doanh nghiệp xuất khẩu có tranh chấp với các nhà nhập khẩu do hai bên không thống nhất từ đầu nhiều vấn đề. Chẳng hạn như số lượng mẫu, cách thức lấy mẫu, quy trình bảo quản mẫu; tiêu chí xác định lỗi, mức chấp nhận, ngưỡng từ chối lô hàng… Do vậy, phải rõ ràng các con số, tiêu chí ngay từ đầu.

Thứ tư là đóng hàng đi. Việc cần làm là phải kiểm tra tuổi của container. Đã có trường hợp doanh nghiệp xuất hàng đi nhưng đến nước nhập khẩu lại không được cập cảng. Lý do là container vận chuyển hàng có tuổi thọ trên 10 năm, vượt ngưỡng trong quy định của hải quan nước nhập khẩu.

Đặc biệt, doanh nghiệp xuất hàng mát và lạnh thì phải yêu cầu chạy tải cho container đến khi đạt nhiệt độ yêu cầu trong quá trình vận chuyển. Đây là cách đảm bảo chất lượng hàng hóa và qua đó để bảo vệ doanh nghiệp khi có sự cố bảo quản.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải ghi lại sơ đồ container để khi hàng hóa được hải quan yêu cầu kiểm tra ngẫu nhiên thì có thể lấy đúng thùng hàng, không cần dỡ cả container.  

Nguồn: Thời báo Kinh tế Sài Gòn